Beitragsordnung (zu § 14.1. der Satzung)
Die auf der übermittelten Rechnung aufgeführten Forderungspositionen wie z.B. die Gartenpacht oder die von der Mitgliederversammlung festgelegten Beiträge und sonstige Zahlverpflichtungen sind zu dem von der Mitgliederversammlung und auf der Rechnung vermerkten Termin an den Verein zu entrichten.
Der zurzeit beschlossene Zahlungstermin ist der 31. Januar eines jeden Jahres. Die Zahlungen sollen grundsätzlich bargeldlos erfolgen.
Zurzeit bestehen folgende Zahlungsverpflichtungen:
Mitgliedsbeitrag und Verwaltungskosten in der jeweils von der Mitgliederversammlung beschlossenen Höhe.
Für Gartenpächter zusätzlich die auf Grundlage des Vorjahres ermittelten Beträge für Wasser- und Stromvorauszahlungen, ebenso der Betrag für die Pacht und alle weiteren, auf der Jahresrechnung genannten Beträge, die individuell und verbrauchsabhängig sind.
Alle Zahlungsverpflichtungen sind Bringschulden. Erhält ein Mitglied wegen Nichteinhaltung der Zahlungsfrist ein Mahnschreiben, so ist zusätzlich zum Rechnungsbetrag die von der Mitgliederversammlung beschlossene pauschale Mahngebühr zu entrichten.
Sollte ein Mitglied unverschuldet z. B. durch Arbeitslosigkeit in einen finanziellen Engpass geraten, so kann nach Vorlage eines entsprechenden Nachweises mit diesem Mitglied, auf dessen Antrag hin, eine Teilzahlung
der ausstehenden Forderungen vereinbart werden. Diese Vereinbarung muss schriftlich erfolgen. Es sind feste Ratenzahlungstermine zu nennen und auf deren Einhaltung besonders zu achten. Es obliegt dem Vorstand, die Gesamtlaufzeit der individuellen Ratenzahlungsmöglichkeit zeitlich zu befristen. Die Forderungen werden durch die Ratenzahlungen in nachstehender Reihenfolge getilgt:
1) Versicherungen
2) Wasser- u. Stromkosten
3) Mitgliedsbeiträge
4) Umlagen
5) Pachtgebühren
Bei Nichteinhaltung der Teilzahlungsvereinbarung kann der Vorstand ein Mahnverfahren einleiten.
Die auf den Rechnungen ausgewiesenen Beträge sind grundsätzlich von jedem Mitglied, dessen Mitgliedschaft bei Beginn des Geschäftsjahres bestand, in vollem Umfang zu leisten.
Ein Anspruch auf eine Teilrückzahlung besteht nicht, wenn eine Mitgliedschaft außerhalb des unter § 5 Abs. 5.1. der Satzung genannten Termins endet.
Sitzungsordnung (zu § 14.2. der Satzung)
Die Teilnehmer der Vorstandssitzungen sind zur Verschwiegenheit verpflichtet.
Wahlordnung (zu § 14.3. der Satzung)
Beschlüsse der Mitgliederversammlung werden mit einfacher Stimmenmehrheit der abstimmenden, anwesenden Mitglieder gefasst, sofern in Gesetzen oder in der Satzung keine anderen Mehrheitsverhältnisse
vorgeschrieben sind. Bei Stimmengleichheit gelten Anträge als abgelehnt.
Stimmenthaltungen und ungültige Stimmen gelten als nicht abgegebene Stimmen
Während der Versammlung kann jedes Mitglied Geschäftsordnungsanträge zur Mitgliederversammlung stellen. Zur Annahme der unten genannten Anträge ist einfache Stimmenmehrheit notwendig.
Antrag auf Änderung der Reihenfolge der einzelnen Tagesordnungspunkte
Antrag auf Schluss der Rednerliste
Antrag auf Schluss der Debatte
Antrag auf Schluss der Sitzung
Ehrenordnung (zu § 14.4. der Satzung)
Mitglieder, und auch Nichtmitglieder, die sich um die Erfüllung der Ziele, Aufgaben und Zwecke des Vereins in besonders hervorragender Weise verdient gemacht haben, können zu Ehrenmitgliedern ernannt werden.
Beschlüsse hierüber muss die Mitgliederversammlung mit Dreiviertelmehrheit beschließen. Eine Person, die die oben genannten Voraussetzungen erfüllt, kann für die Ehrenmitgliedschaft vorgeschlagen werden. Ehrenmitglieder haben bei der Mitgliederversammlung Stimmrecht
Für Ehrungen langjähriger Mitglieder gelten folgende Vorgaben:
25 Jahre Mitgliedschaft (silberne Ehrennadel)
40 Jahre Mitgliedschaft (goldene Ehrennadel)
50 Jahre Mitgliedschaft (Ehrung durch den Landesverband)
Ordnung für das Finanz- und Kassenwesen (zu §14.5. der Satzung)
Pflichten des Rechners
Der Rechner verwaltet das Vermögen des Vereins und zieht alle, von den Mitgliedern an den Verein zu leistenden Zahlungen ein. Bei Vereinseintritten in der Zeit von Januar bis einschließlich November eines Jahres wird der fällige Mitgliedsbeitrag in vollem Umfang für das noch laufende Geschäftsjahr erhoben. Von im Dezember eintretenden Mitgliedern wird der Mitgliedsbeitrag für das folgende Jahr per Rechnung eingefordert.
Alle Einnahmen und Ausgaben sind in Form einer ordentlichen Buchführung (§ 12.5. der Satzung) aufzuzeichnen. Übersichtlichkeit und steuerliche Auflagen erfordern daher eine weit über der normalen Aufzeichnungspflicht liegenden Darstellung. Der Rechner nutzt zur Führung des Geldverkehrs ein Girokonto und zur verzinslichen Anlage von nicht zeitnah zu verwendenden Geldern wie z.B. Rücklagen ein Geldmarktkonto.
Der Rechner leistet Zahlungen nur auf Anweisung des 1. Vorsitzenden oder dessen Stellvertreters Der Rechner ist mitverantwortlich, dass Vereinsmittel nur satzungsgemäß verwendet werden.
Geldanlagen außerhalb von Kreditinstituten sind nicht erlaubt. Der Rechner ist gemeinsam mit dem 1. Vorsitzenden oder dessen Stellvertreter für die Erledigung der steuerlichen Angelegenheiten zuständig.
Der Rechner händigt alle zur Kassenprüfung notwendigen Unterlagen rechtzeitig an die Kassenprüfer aus.
Zeichnungsrecht für Bankkonten
Beschränkte Einzelvollmachten für die Abwicklung des Zahlungsverkehrs können erteilt werden. Detaillierte Regelungen werden in der Geschäftsordnung des Vorstandes durch den erweiterten Vorstand beschlossen.
Ordnung für Kassenprüfer (zu § 14.6. der Satzung)
Die zu wählenden Kassenprüfer dürfen nicht dem gewählten Vorstand angehören; sie müssen dem Aufgabengebiet und der Kontrollfunktion entsprechend, ein Anforderungsprofil erfüllen. Kassenprüfungen haben mindestens einmal jährlich zu erfolgen
Die Prüfung der Jahresrechnung erfolgt durch die Kassenprüfer unverzüglich, nachdem dessen Fertigstellung durch den Vorstand angezeigt wurde.
Die Prüfung umfasst:
Eigenbelege und wertmäßig relativ große Posten sind lückenlos zu prüfen. Die weitere Kassenführung kann auch stichprobenartig geprüft werden.
Differenzen bei Konten- und / oder Bargeldbeständen sind lückenlos
aufzuklären. Außerdem sind allgemein übliche Plausibilitätskontrollen durchzuführen.
Bei Klärungsbedarf einzelner Positionen ist Rücksprache mit dem Vorstand zu nehmen
Über jede Kassenprüfung ist eine Niederschrift anzufertigen, in der die Ergebnisse festgehalten sind.
Die Niederschrift ist von den Kassenprüfern unverzüglich nach Fertigstellung dem Vorstand schriftlich vorzulegen und in der Jahreshauptversammlung der Mitgliederversammlung mündlich vorzutragen.
In der Niederschrift sind mindestens festzuhalten:
Die Kassenprüfer sind während der Jahreshauptversammlung der Mitgliederversammlung zur Auskunft verpflichtet. Zu anderen Zeiten gilt die Pflicht zur Verschwiegenheit.
Mitgliederordnung (zu § 14.7. der Satzung)
Stirbt ein Mitglied, so kann dessen Erbe, d.h. Ehepartner / eingetragener Lebenspartner oder volljähriger Nachkomme, sofern die unter 4.1. der Satzung genannten Voraussetzungen erfüllt sind, zwecks Übernahme des Kleingartens Mitglied werden. Bei mehreren Erbberechtigten kann jedoch nur eine Person als Nachfolger des Verstorbenen die Parzelle übernehmen. Es ist Sache der Erben, sich darüber zu verständigen.
Die Mitgliedschaft ist innerhalb von sechs Monaten nach dem Erbfall von dem autorisierten Erbberechtigten beim Vorstand zu beantragen.